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Quelques Exemples d'Utilisation
de KnowledgeSync
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| Comme toute solution indépendante
de messages d'Alerte, KnowledgeSync
est un outil très puissant dont les utilisations ne sont
pas toujours évidentes à tous les clients et partenaires.
La liste suivante est tirée d'expériences clients
qui ont mis en œuvre cette technologie de façon
nouvelle ou inventive : |
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La clé du succès
du Marketing réside dans l'identification de clients
dont le profil et l'historique sont les bons indicateurs du
nombre croissant des opportunités de vente.
Dans cette configuration, KnowledgeSync
peut permettre d'analyser l'historique d'achat des clients,
et leur profil général (taille, secteur d'activité,
…) pour identifier quel client sera un bon candidat pour
de nouvelles ventes.
Bien que des analyses similaires peuvent être réalisées
à partir d'outils de génération de rapports,
les possibilités d'envois de messages d'alerte de KnowledgeSync
vous apporte deux fonctionnalités uniques
- KnowledgeSync peut dynamiquement notifier les responsables
commerciaux des comptes lorsqu'un de leurs clients répond
aux critères mentionnés.
- De façon plus importante encore, KnowledgeSync
peut directement et automatiquement traiter le prospect
par l'envoi, via email, fax ou web, d'informations adaptées.
Cela permet de réduire le temps entre l'identification
d'un prospect et le premier traitement de cette opportunité
client
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| Une demande très courante
des utilisateurs est la possibilité de générer
et distribuer facilement des rapports (ex : Crystal reports)
aux membres de leur organisation. Pour beaucoup de clients,
une solution de distribution de rapports traditionnelle (comme
Crystal Info) est soit trop sophistiquée, soit trop coûteuse.
En utilisant KnowledgeSync, un client peut planifier périodiquement
les rapports nécessaires (tels les rapports de prévisions
de vente, rapports d'état de stock, …), les générer
et les envoyer automatiquement via e-mail, fax ou à travers
le web. |
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| Un des challenges souvent
rapporté est de connaître régulièrement
le statut matériel et logiciel (ce qui a été
installé sur les machines) des clients. Typiquement le
seul moyen de savoir ce qui se passé sur une station
d'un client consiste à soit le visiter souvent (ce qui
peut s'avérer coûteux) ou à recevoir des
appels " panique " du client qui veut voir son problème
résolu rapidement.
Une solution est de laisser derrière
soit une sentinelle qui va surveiller en permanence la la
configuration matérielle et logicielle du client et
notifier immédiatement dès qu'un problème
survient.
Certains de nos clients l'ont mis en place avec KnowledgeSync.
En créant des événements KnowledgeSync
qui signalent que des problèmes potentiels se préparent
et en envoyant aussitôt une alerte, cela peut éviter
qu'un problème potentiel devienne un problème
grave et pénalisant pour le client.
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| La pertinence des données
d'une Entreprise dépend entièrement de la façon
dont les données sont entrées et traitées
dans l'Entreprise. Que ce passe t-il lorsqu'une Entreprise décide
d'envoyer en masse des emails et que 20% des contacts de la
base n'a pas son champ d'adresse email renseigné ? Ou
comment générer des prévisions de vente
correctes alors que certaines opportunités de vente sont
toujours actives mais avec une date antérieure à
3 mois par rapport à la date du jour ?
Bien que de nombreuses applications vérifient
que certains champs de données doivent être obligatoirement
renseignés lorsqu'un enregistrement est créé,
peu d'applications vérifient l'intégrité
des données après cette étape. KnowledgeSync
peut contrôler les données manquantes, les données
incompatibles, voire les données incorrectes (ex :
les numéros de téléphone dont le nombre
de digits est incorrect).
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| Bien que la plupart des
clients KnowledgeSync soient familiers avec les possibilités
de génération de rapports, peu de personnes ne
vont au-delà de ses possibilités. Les enterprises
qui désirent envoyer hebdomadairement des documents (ex:
les listes de prix, les promotions, les newsletters, …)
ou des brochures peuvent aussi le faire avec KnowledgeSync.
La distribution de
documents peut être liée à la notion de
déclenchement (trigger). Par exemple, une entreprise
peut ne pas vouloir envoyer une documentation tant que cette
dernière n'a pas subi de modification. Autre exemple,
une entreprise peut vouloir envoyer un kit de bienvenue
à un nouveau partenaire dès que celui-ci est
créé. C'est ce concept de " distribution
intelligente " qui rend KnowledgeSync unique.
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| Un des critères
montant du CRM est le sondage client. Les sondages clients permettent
de juger de leur niveau de satisfaction et prendre les actions
correctives nécessaires telles qu'indiquées en
retour de sondage. KnowledgeSync intervient dans 3 parties complémentaires
de ce sondage :
- Tout d'abord, KnowledgeSync peut être
configuré afin de fournir un sondage (ex: formulaire
web ou message email) base sur les informations d'une base
de données. Cela peut être aussi simple que
l'envoi d'un sondage à tous les clients dont l'enregistrement
" profil ", " activité " ou "
service " indique qu'ils sont de bons candidats pour
recevoir cette étude.
- Lorsqu'un client répond au sondage,
le résultat peut aussitôt être intégré
automatiquement dans la base de données sur le client
correspondant et le responsable commercial du client peut
être alerté de cette information. Dans le cas
d'une réponse positive (ou négative), KnowledgeSync
peut aussi dynamiquement planifier un suivi pour le responsable
du compte afin de discuter avec le client.
- Enfin, KnowledgeSync peut analyser les
résultats de tout le sondage et générer
des alertes aux personnes appropriées en fonction
de seuils prédéfinis obtenus afin d'attirer
leur attention sur tel ou tel point.
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| Il est important de noter
que KnowledgeSync est aussi un scheduler; comme tel il peut
planifier aussi bien des tâches que des distributions
de données. Les Exemples de type de tâches que
KnowledgeSync peut planifier inclut les procédures d'import
et d'export de données, le démarrage ou l'arrêt
de programmes, et le transfert ftp de fichiers à des
destinataires spécifiques
Parmi les bénéfices
de cette planification, KnowledgeSync peut exécuter
des tâches par déclenchement (ex : ne pas exécuter
la tâche tant que les conditions " a ", "
b " et " c " ne sont pas rencontrées),
auditer l'historique des tâches ( ex : Est-ce que la
tâche a été accomplie correctement, et
si oui, quand ?) et gérer la dépendances de
tâches ( soumettre la tâche " y " uniquement
après que la tâche " x " se soit terminée
avec succès).
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| La plupart des Entreprises
ont une partie de leur chiffre d'affaire basé sur les
renouvellements de contrats de maintenance.
Malheureusement, peu d'Entreprises ont le
temps ou les ressources de traiter correctement et dans les
meilleurs délais ces contrats. Généralement,
il faut pouvoir allouer une ou plusieurs personnes pour surveiller
les échéances des contrats de maintenance. Avec
KnowledgeSync, l'identification et les renouvellements de
maintenance deviennent automatisés.
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| La génération
de Lead à partie du web est devenu un facteur important
pour la croissance des Entreprises. L'entrée d'u lead
va au-delà de sa simple mise en base de données.
KnowledgeSync fournit
3 caractéristiques importantes au process d'entrée
de lead : la réponse, la notification et le suivi.
Quand KnowledgeSync ajoute un lead web (ou email) dans
la base, il répond automatiquement à l'émetteur.
Ensuite, KnowledgeSync envoie une alerte à la ou les
personnes concernées par ce lead. Enfin, KnowledgeSync
planifie une activité de suivi au responsable du lead.
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| De plus en plus d'Entreprises
utilisent l'email comme moyen de communication avec ses clients
et vice versa. Il est ainsi devenu important de mesurer et maîtriser
le flux d'emails entrant. Certaines organisations ne pourraient
même pas dire combien d'emails ils reçoivent pour
leur département Support, chaque semaine ou combien d'emails
ils ont reçus sur leur dernière campagne Marketing.
KnowledgeSync vous
donne accès à cette information. En complément
de son système de réponse d'email, la conception
unique de KnowledgeSync lui permet d'analyser tout le trafic
email que vous avez ou n'avez pas avec vos clients.
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| Une demande courante que
les entreprises rencontrent de leurs employés ou clients
est l'exécution de rapports. Au lieu d'avoir une personne
dédiée à ces demandes, pourquoi ne pas
laisser KnowledgeSync le faire pour vous. En utilisant soit
un email pré-formatté ou un formulaire web, un
employé ou même un client peut demander le rapport
qu'il souhaiterait recevoir. Ils peuvent même spécifier
leurs critères de sélection pour le rapport. KnowledgeSync
reçoit alors cette demande, vérifie l'identité
du demandeur, et exécute le rapport comme demandé.
La dernière étape consiste à fournir le
rapport via email ou web au demandeur.
Cette fonctionnalité
peut être appliquée dans l'envoi automatique
des documentations telles les brochures, les listes de prix,
les newsletters, … aux clients et partenaires qui les
réclament
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| Intégration d'Applications.
KnowledgeSync offre la possibilité d'analyser les données
de plusieurs applications indépendantes les unes des
autres.
Exemple : un client
avec une opportunité de vente en cours dans l'application
CRM qui est en dépassement de limite de crédit
dans l'application financière.
Autre Exemple : Lorsque
" x " apparaît dans l'application " a
", je veux mettre à jour l'application "
b ".
KnowledgeSync répond
à ces scénarii en s'appuyant sur la notion d'événements
et de triggers. Les mécanismes principaux de mise à
jour de KnowledgeSync se fait via des Visual Basic (VB).
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| Une des utilisations les
plus créatives et innovantes a été d'utiliser
KnowledgeSync dans l'aide au suivi de récompenses pour
les clients dont la quantité cumulée " x
" d'achat les positionnent sur un prix spécial,
ou pour les commerciaux dont le niveau de vente mensuel leur
procurent " y " euros en plus de leur commissionnement
habituel.
KnowledgeSync permet aux employés,
partenaires ou clients d'être conscients de leurs avantages
face à certains objectifs. Cela peut encourager et
motiver les acteurs de ces récompenses pour arriver
à leur réalisation.
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Dans la gestion de projets,
de nombreuses Entreprises déterminent une " date
de fin " au projet afin d'allouer les ressources nécessaires
en accord avec le planning. Malheureusement, la manière
dont la plupart des applications sont conçues ne permet
pas de connaître le temps passé par telle ou telle
personne sur le projet avant que celui-ci ne soit achevé.
Un projet supposant duré " x " heures ou jours
et nécessitant beaucoup plue de temps, peut créer
des dégâts sur le planning et pour les autres projets.
Avec KnowledgeSync, il est possible de générer
des alertes concernant des projets " ouverts " dont
le temps cumulé est approchant - ou a dépassé
- le montant de temps qui lui était alloué pour
le projet. Il n'est ainsi plus nécessaire d'attendre
la fin du projet pour connaître les retards potentiels
et les modifications à apporter dans le planning. L'Entreprise
pourra alors réagir, réallouer ses ressources,
... en fonction de ces éléments. |
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